Senin, 29 Mei 2023, Program Studi Ilmu Perpustakaan mengadakan workshop SKPI di Ruang Teater, Lantai 5 Gedung Fakultas Adab dan Humaniora (FAH) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta, yang bertujuan untuk memberikan wawasan dan pengetahuan tentang kearsipan konvensional dan digital kepada mahasiswa, khususnya yang berada di Program Studi Ilmu Perpustakaan. Tema yang diusung adalah "Pengelolaan Arsip Konvensional dan Elektronik Berbasis Record Management System."

Acara tersebut dimulai pada pukul 08.00 hingga 12.00 WIB dan menghadirkan Hendro Wicaksono sebagai narasumber yang memiliki pengalaman luas dalam kearsipan konvensional maupun digital.

Hendro Wicaksono adalah seorang profesional yang berdedikasi di Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia dan telah memberikan kontribusi berharga melalui karyanya yang terpublikasikan, termasuk salah satu karyanya yang berjudul "Kompetensi Perpustakaan dan Pustakawan dalam Implementasi Teknologi Informasi di Perpustakaan".

Workshop ini difokuskan pada proses pengarsipan dan implementasi arsip dalam format digital. Hendro Wicaksono memaparkan materi dengan jelas, termasuk penjelasan mengenai penggunaan website SLIMS (Senayan Library Management System) yang dikembangkan olehnya dan rekannya.

Dalam presentasinya, Hendro Wicaksono, yang juga merupakan seorang pendiri dan pengembang SLiMS serta dosen di Program Manajemen Rekod dan Arsip di Vokasi Universitas Indonesia, memberikan pemahaman tentang karakteristik arsip dan pentingnya pengelolaan yang efektif.

Arsip dijelaskan sebagai informasi yang terekam dan merupakan hasil samping dari aktivitas atau proses bisnis, memiliki nilai pembuktian, dan merupakan kesepakatan sosial. Presentasi tersebut juga membahas penataan arsip menggunakan metode dosier, rubik, dan seri, serta penggunaan Openrecords dan Drupal dalam pengelolaan rekod.

Hendro Wicaksono juga memperkenalkan Openrecords, sebuah platform pengelolaan rekod berbasis Drupal 9, yang cocok untuk pengelolaan rekod skala kecil hingga menengah, dan dapat digunakan sebagai alat pembelajaran bagi mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan. Ia melakukan demo praktis untuk memberikan gambaran tentang penggunaan Openrecords dalam pengelolaan rekod. Selain itu, diskusi juga diadakan untuk memfasilitasi pertukaran informasi dan pemahaman lebih lanjut tentang pengelolaan arsip modern.

Workshop ini memberikan pemahaman dasar tentang pengelolaan arsip yang efektif dan memperkenalkan solusi modern seperti Openrecords dan Drupal. Mahasiswa Program Studi Ilmu Perpustakaan dan semua pihak yang tertarik dalam pengelolaan rekod dapat memanfaatkan wawasan yang diberikan oleh Hendro Wicaksono untuk meningkatkan pemahaman mereka tentang pentingnya pengelolaan arsip yang baik dalam konteks digitalisasi dan perkembangan teknologi informasi.

Hendro juga memberikan pesan kepada audiens, “Luangkan waktu Anda untuk mencari tahu bagaimana cara kerja  dari organisasi/lembaga tempat anda bekerja. Jangan hanya melakukan pengarsipan saja tanpa mengetahui bentuk kinerja organisasi/lembaga terkait.

Kontributor: Nida

Editor: Faizal Arifin