Ciputat, 18 Juli 2023. Pada tanggal 17-18 Juli 2023, Fakultas Adab dan Humaniora (FAH) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menyelenggarakan Workshop Standard Operating Procedure (SOP) dengan tema "Meningkatkan Kualitas Kinerja Layanan FAH Menuju UIN Jakarta Berstatus Perguruan Tinggi Negeri Berbadan Hukum (PTNBH)." Kegiatan ini dihadiri oleh pimpinan fakultas, segenap staf tenaga kependidikan sebagai pelaksana dan perencana SOP, serta dosen dan perwakilan dari berbagai program studi dan unit di FAH, termasuk para narasumber yang berkompeten di bidangnya. Workshop ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan di FAH UIN Jakarta dan diharapkan dapat meraih status PTNBH, yang akan menjadi tonggak sejarah baru bagi lembaga.

Acara dibuka dengan sambutan dari Dekan FAH, Dr. Ade Abdul Hak, M.Hum, yang memberikan pengarahan dan pentingnya workshop SOP dalam mencapai status PTNBH. Selanjutnya, Wakil Rektor 2 UIN Syarif Hidayatullah Jakarta memberikan arahan tentang bagaimana penerapan SOP akan berdampak positif pada seluruh proses di lingkungan kampus.

Materi pertama, "Pentingnya SOP untuk meningkatkan kualitas kinerja layanan pada PT," dipresentasikan oleh narasumber Dona Aprilida, SH, MH. Dona dengan tegas menyatakan bahwa keberhasilan sebuah institusi pendidikan terutama PTNBH, sangat tergantung pada efektivitas pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa, dosen, dan seluruh pemangku kepentingan. SOP menjadi landasan bagi setiap unit kerja untuk beroperasi secara terstruktur dan terukur. Hal tersebut didasarkan pada Keputusan Menteri Agama Nomor 1364 Tahun 2021 tentang Peta Proses Bisnis Kementerian Agama bertujuan untuk menciptakan tatanan alur yang efektif dan efisien dalam hubungan Proses Bisnis di Kementerian Agama. Materi ini menetapkan dasar hukum yang mengatur Peta Proses Bisnis, termasuk undang-undang dan peraturan terkait yang relevan.

Peta Proses Bisnis Kementerian Agama menggambarkan berbagai proses utama, pendukung, dan lainnya untuk menciptakan aliran nilai utama di Kementerian Agama. Proses utama meliputi hal-hal seperti pemahaman dan layanan keagamaan, pemeliharaan kerukunan umat beragama, dan peningkatan kualitas pendidikan agama dan keagamaan. Proses pendukung, di sisi lain, mengelola operasional dan memastikan kelancaran proses utama. Selain itu, peta juga menggambarkan elemen penting lainnya, seperti pelaku, relasi antara proses dan pelaku, serta pendekatan SIPOC dalam analisis bisnis.

Materi kedua, "Mekanisme dan prosedur pembuatan SOP," dijelaskan oleh narasumber Sholehudin, S.Ag., M.A. Ia merupakan Analis Kepegawaian Ahli Muda di Sub Bagian Organisasi dan Tata Laksana UIN Jakarta. Dengan kualifikasinya, Sholehudin menjadi narasumber berkualitas untuk membahas mekanisme dan prosedur penyusunan SOP.

Sholehudin membahas tentang pentingnya Standar Operasional Prosedur (SOP) dalam meningkatkan kualitas kinerja layanan di Perguruan Tinggi, terutama pada Biro Organisasi dan Tata Laksana. Dalam konteks ini, evaluasi penyeleggaraan pelayanan publik dilakukan menggunakan 6 aspek yang diukur dengan indeks. Untuk mencapai zona integritas, diperlukan penguatan pengawasan, kemudian pentingnya penataan SDM aparatur dan organisasi serta penerapan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah.

Standar Operasional Prosedur (SOP) sebagai serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan untuk mengatur berbagai proses penyelenggaraan aktivitas organisasi di Pemerintahan. SOP bertujuan untuk standarisasi cara, mengurangi kesalahan, meningkatkan efisiensi dan efektivitas, menjamin konsistensi kualifikasi dan kompetensi, serta menciptakan ukuran kinerja. Dalam penyusunannya, penting memperhatikan prinsip efisiensi dan efektivitas, kemudahan dan kejelasan, orientasi pada pengguna, keterukuran, keselarasan, dinamis, kepastian hukum, dan kepatuhan hukum. Setelah disusun, SOP perlu dipantau dan dievaluasi secara berkala untuk memastikan penerapannya berjalan dengan baik.

Pada hari kedua, workshop dilanjutkan dengan sesi diskusi kelompok. Peserta workshop dibagi menjadi beberapa kelompok, di mana masing-masing kelompok fokus pada penyusunan SOP untuk unit kerjanya masing-masing. Para peserta didorong untuk berbagi pengalaman dan tantangan yang mereka hadapi dalam menyusun SOP. Moderator membantu memfasilitasi diskusi, dan berbagai ide kreatif pun bermunculan untuk meningkatkan efektivitas SOP di masing-masing unit kerja.

Workshop SOP ini diakhiri dengan sesi review dari masing-masing kelompok, di mana mereka mempresentasikan hasil diskusi dan rekomendasi yang telah diperoleh. Setiap unit kerja menyusun rencana aksi untuk menerapkan SOP yang baru dan disempurnakan. Dengan adanya SOP yang jelas dan terstruktur, FAH UIN Syarif Hidayatullah Jakarta diharapkan dapat lebih efisien dalam menyelenggarakan berbagai layanan pendidikan, administrasi, dan penelitian. Semua peserta sepakat bahwa penerapan SOP yang baik akan berdampak positif pada citra FAH dan mengantarkan mereka meraih status PTNBH yang prestisius.

Penulis & Editor: Faizal Arifin