Ciputat, Berita FAH Online – Program Studi Ilmu Perpustakaan Fakultas Adab dan Humaniora UIN Syarif Hidayatullah Jakarta menyelenggarakan kuliah dosen tamu mata kuliah Sistem Otomasi Kearsipan pada Kamis (18/06/2026) secara daring. Kegiatan daring yang berlangsung mulai pukul 13.51 WIB tersebut menghadirkan Dr. Mulyadi, M.Hum., dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan UIN Raden Fatah Palembang, sebagai narasumber. Kuliah ini diikuti oleh mahasiswa semester 6 prodi Ilmu Perpustakaan dan turut dihadiri pula oleh Muhammad Azwar, M.Hum., dosen Ilmu Perpustakaan FAH UIN Jakarta.

Dalam pemaparannya, Dr. Mulyadi mengangkat persoalan yang kerap muncul ketika sebuah organisasi terus berkembang. Bertambahnya aktivitas lembaga akan menghasilkan lebih banyak surat, laporan, dokumen kebijakan, dan rekaman administratif. Ketika seluruh arsip tersebut masih dikelola secara manual, proses pencarian menjadi lambat, pencatatan rawan keliru, dan keberadaan dokumen sulit dipastikan saat dibutuhkan.

Persoalan tersebut memperlihatkan bahwa arsip berkaitan langsung dengan kesinambungan kerja sebuah lembaga. Informasi yang tersimpan di dalamnya menjadi dasar pengambilan keputusan, bukti pelaksanaan kegiatan, dan sumber pertanggungjawaban organisasi. Kekeliruan dalam mengelola arsip dapat menghambat pelayanan serta melemahkan ketertiban administrasi.

Dr. Mulyadi kemudian menjelaskan otomasi kearsipan sebagai upaya membangun pengelolaan dokumen yang lebih terarah melalui teknologi informasi. Sistem tersebut mempercepat penelusuran arsip, mengurangi pekerjaan berulang, serta menjaga informasi agar tetap tersedia dan terlindungi. Penerapannya memerlukan hubungan yang selaras antara perangkat keras, aplikasi pengelolaan arsip, basis data, dan tenaga pengelola yang memahami prosedur kearsipan.

Penerapan otomasi kearsipan dapat digunakan di lingkungan pemerintahan, perguruan tinggi, perusahaan, dan organisasi lainnya. Sistem ini membantu mempercepat pelayanan, memperkuat akuntabilitas, serta mengurangi risiko kehilangan dokumen. Meski demikian, keberhasilannya tetap dipengaruhi oleh kesiapan sumber daya manusia, perlindungan data, pembiayaan awal, dan kemampuan organisasi menyesuaikan budaya kerja.

Perkuliahan ditutup dengan sesi diskusi dan tanya jawab. Mahasiswa memperoleh kesempatan untuk membahas praktik digitalisasi, keamanan arsip elektronik, serta kesiapan lembaga dalam menerapkan sistem otomasi. Kegiatan ini diharapkan dapat memperluas pemahaman mahasiswa terhadap pengelolaan informasi digital dan memperkuat kesiapan mereka menghadapi kebutuhan profesi kearsipan yang terus berkembang.

Penulis: Andika Pratama

Dokumentasi: